Работа в удаленном режиме из дома, с развитием высокоскоростного интернета и специальных программ для организации работы, давно стала обыденностью для некоторых профессий, например программистов.
С 2020 года обстоятельства заставляют работодателей переводить в режим удаленного доступа и других офисных сотрудников, ранее не имевших опыта работы из home office (примечание: домашний офис).
Проблема в том, что люди которые впервые организуют рабочее место дома, обязательно столкнутся с новыми для себя вопросами. В интернете много советов, как эффективно начать работать в домашних условиях и в этой статье собрали самые важные по нашему мнению.
10 советов по организации удаленной работы в режиме home office
Определите для себя конкретное рабочее место. Желательно, чтобы это был отдельный рабочий стол и стул. Если есть возможность, пусть это будет комната в которой не спите.
Не работайте в привычной домашней одежде.
Во-первых это дисциплинирует.Во-вторых помогает мозгу сделать разграничение на рабочее время и свободное.Строго планируйте свое рабочее и свободное время. Граница между личным временем и рабочим может легко размываться, если будете идти на поводу прокрастинации.
«Война войной, а обед по расписанию». Не срывайте время обеда и планируйте небольшие перерывы, чтобы не засиживаться. Работать долго и сидя без перерывов вредно для здоровья.
Рабочие задачи организуйте онлайн. Поверьте — это упрощает работ. Оставьте блокнот и ручку, только для
каких-то незначительных пометок. Все рабочие задачи ведите с помощью онлайн «трекеров».Например, Битрикс24.Задачи — позволяют легко и быстро, в один клик ставить задачи себе и подчиненным. Разделить задачи по разным проектам. Вести учет затраченного времени по задачам.
Обязательно старайтесь выходить гулять при дневном свете. Монотонная работа в без смены обстановки может вызывать напряжение и усталость. Свежий воздух и прогулки помогут оставаться в тонусе.
Если предстоит обсудить сложны вопрос, отложите переписку и сделайте звонок коллеге или клиенту. Переписка в чате тренд настоящего времени, но иногда гораздо быстрее и эффективнее созвониться и обсудить голосом.
Составляйте план задач на неделю. Когда только будете начинать работать из дома, планирование текущих задач, будет помогать выполнять планы.
Договоритесь с «домашними», чтобы в рабочее время сохраняли тишину и не отвлекали лишний раз. Если в доме присутствует маленький ребенок, планируйте свое время заранее с учетом режима ребенка.
Придумайте, свои дополнительные утренние ритуалы которые помогут работать из вашего домашнего офиса более продуктивно. Например, выходить на не длительную прогулку перед началом рабочего дня:)
Советы для руководителей, как комфортно организовать работу сотрудников из дома
Соберите своих сотрудников и составьте с ними разговор. Объясните, что работа из дома — это самый лучший способ организовать рабочее взаимодействие на период текущей неопределенности. Обязательно следует обсудить возможные сложности каждого сотрудника.
Пройдитесь с сотрудниками по процессам. Одним для перехода на «удаленку» потребуется только ноутбук и интернет. У
кого-то из сотрудников в работе могут быть свои особенности. Задача руководителя определить такие особенности и найти решение, чтобы они не стали неожиданностью.Организуйте единое виртуальное рабочее пространство. Переведите все общение внутри компании в онлайн. Если не хотите, чтобы документы компании «гуляли» в общей группе WatsApp и утекали к посторонним, подключите бесплатный тариф Битрикс24 в котором есть все для организации совместной работы сотрудников.
Составьте список процессов привязанных к офису. В большинстве случаев, это будут процессы связанные с бумажными документами. Необходимо понять какие процессы можно замедлить, а какие можно «заморозить» если они не влияют на результат.
Проверьте каналы связи с компанией и
внутри-корпоративные . Стоит убедиться, что коллеги в режиме home office могут взаимодействовать между собой и с клиентами. Важно проверить, чтобы по прежнему все обращения в компанию фиксировались в CRM и не терялись.Упростите рабочие процессы. Если вы привыкли в офисе согласовывать
какие-то вопросы на планерках и при личных контактах, то на время удаленной работы упростите их. Например, для согласования и подписи документов можно начать пользоваться электронно цифровой подписью (ЭЦП), а клиентов консультировать онлайн.Поставьте в известность партнеров и поставщиков. Сообщите о произошедших изменениях в работе компании. Дополнительно можно создать отдельную горячую линию по телефону и отдельному email адресу для решения вопросов которые не удалось предусмотреть.
Окажите помощь нуждающимся. Будьте внимательны к друг другу. Окажите помощь коллегам. Если
кому-то требуется перевезти компьютер домой или нужен более скоростной интернет примите дополнительные меры.Организуйте общение онлайн. В первую очередь руководители отделов должны ввести ежедневные планерки, если этого требует ситуация. Не все сотрудники сразу смогут войти в рабочий режим из домашних условий. Используйте дополнительные инструменты Битрикс24 для общения с командой: чаты, видеосвязь, живая лента и знаки благодарности на личных страницах. Все это позволит даже онлайн поддерживать командный дух и рабочее настроение.