1. Главная
  2. Блог
  3. Онлайн-офис
  4. Как организовать удалённый домашний офис?

Как организовать удалённый домашний офис? +Запись вебинара — Как перевести сотрудников на удаленку

Работа в удаленном режиме из дома, с развитием высокоскоростного интернета и специальных программ для организации работы, давно стала обыденностью для некоторых профессий, например программистов. В 2020 году обстоятельства заставляют работодателей переводить в режим удаленного доступа и других офисных сотрудников, ранее не имевших опыта работы из home office (примечание: домашний офис).

Проблема в том, что люди которые впервые организуют рабочее место дома, обязательно столкнутся с новыми для себя вопросами. В интернете много советов, как эффективно начать работать в домашних условиях и в этой статье собрали самые важные по нашему мнению.

10 советов по организации удаленной работы в режиме home office

  1. Определите для себя конкретное рабочее место. Желательно, чтобы это был отдельный рабочий стол и стул. Если есть возможность, пусть это будет комната в которой не спите.

  2. Не работайте в привычной домашней одежде. Во-первых это дисциплинирует. Во-вторых помогает мозгу сделать разграничение на рабочее время и свободное.

  3. Строго планируйте свое рабочее и свободное время. Граница между личным временем и рабочим может легко размываться, если будете идти на поводу прокрастинации.

  4. «Война войной, а обед по расписанию». Не срывайте время обеда и планируйте небольшие перерывы, чтобы не засиживаться. Работать долго и сидя без перерывов вредно для здоровья.

  5. Рабочие задачи организуйте онлайн. Поверьте — это упрощает работ. Оставьте блокнот и ручку, только для каких-то незначительных пометок. Все рабочие задачи ведите с помощью онлайн «трекеров».

  6. Например, Битрикс24.Задачи — позволяют легко и быстро, в один клик ставить задачи себе и подчиненным. Разделить задачи по разным проектам. Вести учет затраченного времени по задачам.

  7. Обязательно старайтесь выходить гулять при дневном свете. Монотонная работа в без смены обстановки может вызывать напряжение и усталость. Свежий воздух и прогулки помогут оставаться в тонусе.

  8. Если предстоит обсудить сложны вопрос, отложите переписку и сделайте звонок коллеге или клиенту. Переписка в чате тренд настоящего времени, но иногда гораздо быстрее и эффективнее созвониться и обсудить голосом.

  9. Составляйте план задач на неделю. Когда только будете начинать работать из дома, планирование текущих задач, будет помогать выполнять планы.

  10. Договоритесь с «домашними», чтобы в рабочее время сохраняли тишину и не отвлекали лишний раз. Если в доме присутствует маленький ребенок, планируйте свое время заранее с учетом режима ребенка.

  11. Придумайте, свои дополнительные утренние ритуалы которые помогут работать из вашего домашнего офиса более продуктивно. Например, выходить на не длительную прогулку перед началом рабочего дня:)

Не только сотрудники могут впервые столкнуться с переходом на работу в домашнем режиме, но и руководители компаний. 

Советы для руководителей, как комфортно организовать работу сотрудников из дома

  1. Соберите своих сотрудников и составьте с ними разговор. Объясните, что работа из дома — это самый лучший способ организовать рабочее взаимодействие на период текущей неопределенности. Обязательно следует обсудить возможные сложности каждого сотрудника.

  2. Пройдитесь с сотрудниками по процессам. Одним для перехода на «удаленку» потребуется только ноутбук и интернет. У кого-то из сотрудников в работе могут быть свои особенности. Задача руководителя определить такие особенности и найти решение, чтобы они не стали неожиданностью.

  3. Организуйте единое виртуальное рабочее пространство. Переведите все общение внутри компании в онлайн. Если не хотите, чтобы документы компании «гуляли» в общей группе WatsApp и утекали к посторонним, подключите бесплатный тариф Битрикс24 в котором есть все для организации совместной работы сотрудников.

  4. Составьте список процессов привязанных к офису. В большинстве случаев, это будут процессы связанные с бумажными документами. Необходимо понять какие процессы можно замедлить, а какие можно «заморозить» если они не влияют на результат.

  5. Проверьте каналы связи с компанией и внутри-корпоративные. Стоит убедиться, что коллеги в режиме home office могут взаимодействовать между собой и с клиентами. Важно проверить чтобы по прежнему все обращения в компанию фиксировались и не терялись.

  6. Упростите рабочие процессы. Если вы привыкли в офисе согласовывать какие-то вопросы на планерках и при личных контактах, то на время удаленной работы упростите их. Например, для согласования и подписи документов можно начать пользоваться электронно цифровой подписью (ЭЦП), а клиентов консультировать онлайн.

  7. Поставьте в известность партнеров и поставщиков. Сообщите о произошедших изменениях в работе компании. Дополнительно можно создать отдельную горячую линию по телефону и отдельному email адресу для решения вопросов которые не удалось предусмотреть.

  8. Окажите помощь нуждающимся. Будьте внимательны к друг другу. Окажите помощь коллегам. Если кому-то требуется перевезти компьютер домой или нужен более скоростной интернет примите дополнительные меры.

  9. Организуйте общение онлайн. В первую очередь руководители отделов должны ввести ежедневные планерки, если этого требует ситуация. Не все сотрудники сразу смогут войти в рабочий режим из домашних условий. Используйте дополнительные инструменты Битрикс24 для общения с командой: чаты, видеосвязь, живая лента и знаки благодарности на личных страницах. Все это позволит даже онлайн поддерживать командный дух и рабочее настроение.

Вебинар на тему: как перевести сотрудников на удаленку? 10 простых шагов

Написать письмо